Le informazioni di un’azienda sono tra il 60% e 80% destrutturate e al di fuori del controllo del management perché vengono gestite via carta, tramite appunti, via e-mail, via fax e addirittura oralmente. E’ difficile dunque tenere traccia delle correzioni, delle revisioni, del carico di lavoro, delle tempistiche e della corretta tenuta dei dati o dei documenti.
La Gestione Documentale (Document Management) è invece un insieme di strumenti che consentono di progettare, realizzare e gestire i processi documentali di un’organizzazione attraverso una piattaforma software in grado di:
- Rendere sicuro, protetto e affidabile l’accesso ai documenti aziendali, evitando la perdita di dati e informazioni.
- Fornire e consolidare regole e prassi condivise di archiviazione e ricerca dei documenti informatici, al fine di accedere in modo rapido, semplice e condiviso ai documenti aziendali.
- Automatizzare i processi di lavoro in modo che i documenti, le informazioni e i compiti passino da un soggetto all’altro seguendo regole prestabilite, evitando errori.
